Turun Työväen Shakkikerho ry:n tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Turun Työväen Shakkikerho ry
Varstakatu 1
21100 Naantali
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Ville Junnila
viljun@utu.fi
050 3083433
Henkilötietojen käsittely
Turun Työväen Shakkikerho ry:ssä säilytetään seuraavia henkilötietorekisterejä:
Jäsenrekisteri
Kilpailujen ilmoittautumistiedot
Vahvuuslukulistat (seuran sisäiset)
Suoramarkkinointilistat
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterin tarkoitus on ylläpitää tietoja Turun Työväen Shakkikerho ry:n jäsenistä yhdistyslain mukaisesti. Säilytämme jäseniin liittyen myös tietoa, jota Suomen Shakkiliitto vaatii.
Kilpailujen ilmoittautumistiedot
Kilpailujen ilmoittautumistietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa kilpailujen järjestäminen ja tulosten julkaisu.
Vahvuuslukulistat
Vahvuuslukulistojen tarkoitus on seurata turnauksiin osallistuvien vahvuuslukua, jotta niiden osallistujat voidaan jakaa tasoryhmiin. Tällaisia ovat esim. keskiviikkopikapelien ja Turun turnajaisten vahvuuslukulistat.
Suoramarkkinointilistat
Suoramarkkinointilistojen tarkoitus on lähettää tietoa tulevista tapahtumistamme. Ne perustuvat suostumukseen, joka on mahdollista peruuttaa milloin tahansa.
Mitä tietoja kerätään ja miten niitä säilytetään?
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterin osalta jäseneltä kerätään ja säilytetään seuraavia tietojat:
etu- ja sukunimi
syntymäaika
osoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero
sukupuoli
suoramarkkinointisuostumus
Sukupuolta ja syntymäaikaa kysytään, koska Suomen Shakkiliitto pyytää jäsenyhdistyksiltään tiedon jäsenten määrästä sukupuolen ja iän mukaan. Suomen Shakkiliitto käyttää sukupuoli- ja ikätietoja suomalaisen shakkiharrastuksen tilastointiin, toiminnan suunnitteluun sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön valtionavustushakemuksiin ja raportointiin.
Jäsentietoja säilytetään rekisterissä, kunnes jäsen eroaa yhdistyksestä tai hänen jäsenyytensä loppuu muilla tavoin.
Kilpailujen ilmoittautumistiedot
Kilpailujen ilmoittautumistietojen osalta kerätään ja säilytetään seuraavat tiedot:
Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Muita kyseisen turnauksen kannalta olennaisia tietoja, kuten syntymäaika
Kilpailujen ilmoittautumistietoja säilytetään niin kauan kuin se on kilpailun järjestämisen ja tulosten julkaisemisen kannalta tarpeellista.
Vahvuuslukulistat
Seuran sisäisten vahvuuslukulistojen osalta kerätään ja säilytetään seuraavat tiedot:
Etu- ja sukunimi
Vahvuusluku
Vahvuuslukulistoja säilytetään niin kauan kuin ne on tarpeellisia turnausten järjestämiseksi. Vahvuuslukulistoista kertyy myös seuran historiatietoa, jota julkaistaan seuran verkkosivuilla.
Suoramarkkinointilista
Suoramarkkinointilistojen osalta kerätään ja säilytetään seuraavat tiedot:
Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Suoramarkkinointilistalla olevan henkilön tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on myöntänyt suostumuksen listalla olemiseen.
Mistä tiedot kerätään?
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisterin tiedot kerätään jäsenlomakkeiden kautta. Jäseneksi voi liittyä täyttämällä jäsenlomakkeen ja maksamalla jäsenmaksun.
Kilpailujen ilmoittautumistiedot
Kilpailujen ilmoittautumistiedot kerätään ilmoittautumislomakkeista ja kilpailujen järjestämisen yhteydessä paikan päällä kerätyistä tiedoista.
Vahvuuslukulistat
Vahvuuslukulistoihin tallennettavat nimet kerätään kilpailuihin osallistumisen yhteydessä. Vahvuusluku tarkistetaan seuran säilyttämältä vahvuuslukulistalta tai se asetetaan pelaajalle, jos hänellä ei ole olemassaolevaa vahvuuslukua.
Suoramarkkinointilistat
Suoramarkkinointilistojen tiedot kerätään jäsenlomakkeista ja turnausten ilmoittautumislomakkeista. Lomakkeet tai linkit niihin sijaitsevat seuran verkkosivuilla.
Kelle tietoja luovutetaan?
Rekisteröidyn tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta eteenpäin muille tahoille tai EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle. Jäsenmäärä ilmoitetaan Suomen Shakkiliitolle sukupuolen ja iän mukaan. Suomen Shakkiliitolle toimitetaan myös jäsenlista, josta näkyy jäsenen koko nimi. Kilpailujen ilmoittautumislomakkeet toimivat Googlen Google Forms -palvelussa. Google säilyttää lomakkeen tietoja EU- ja ETA-maiden ulkopuolella. Voit tutustua tarkemmin Googlen tietosuojaselosteeseen.
Maksut ja niihin liittyvä kirjanpito
Turun Työväen Shakkikerho käsittelee maksuihin ja palkintorahoihin liittyviä henkilötietoja maksujen hoitamiseksi ja kirjanpitolainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi. Kirjanpitoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Kilpailutulosten julkaisemisesta
Turun Työväen Shakkikerho julkaisee tuloksia kilpailuista verkkosivuillaan ja sosiaalisessa mediassaan. Tulosten osalta julkaistaan osallistujan nimi, mahdollinen ikäsarja ja tulos. Tuloksia ei lähtökohtaisesti poisteta myöhemmin, vaan niistä muodostuu yhdistyksen historiallista tietoa.
Seura käyttää joidenkin turnausten kilpailuohjelmistona SwissManager-ohjelmistoa, jolla tulokset välitetään chess-results.com-sivustolle ja vahvuuslukulaskentaan (SELO ja ELO). Tuloksia voidaan toimittaa julkaistavaksi myös muilla alustoilla.
Valokuvaamisesta
Kilpailujen yhteydessä osallistujia voidaan kuvata ja kuvia voidaan julkaista seuran verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Kuvia voidaan julkaista myös Suomen Shakkiliiton verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Voit ilmoittaa tapahtuman järjestäjälle, jos et halua, että sinua kuvataan tai kuviasi julkaistaan.
Alaikäisten kohdalla pyydämme lähtökohtaisesti huoltajan suostumusta valokuvaukseen ja valokuvien julkaisuun. SM-kisojen osalta alaikäisiä voidaan kuitenkin kuvata osana tapahtumien yleiskuvia ja palkintojen jakoa. SM-kisojen kuvia voidaan julkaista myös Suomen Shakkiliiton verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa.
Miten tietoja suojataan?
Rekisteröityjen tietoja käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii tallennettujen tietojen käsittelystä luottamuksellisesti ja tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Sinulla on rekisteröitynä mm. oikeus tutustua tietoihin, joita sinusta säilytetään, korjata ja poistaa niitä ja tulla unohdetuksi. Voit ottaa tietoihisi liittyen yhteyttä Ville Junnilaan (viljun@utu.fi, 050 308 3433). Kaikki oikeudet eivät päde kaikissa tilanteissa. Voit tutustua tarkemmin rekisteröidyn oikeuksiin tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla.